Email configuratie in Odoo
Catchall of email aliassen?
13 augustus, 2021 door
Email configuratie in Odoo
Eezee (BeOpen-IT), Gunther Clauwaert

1. Odoo catch-all e-mail

Odoo integreert met uw e-mailserver, meestal met slechts één postbus. Deze mailbox is meestal een catch-all account. Een catch-all e-mailaccount is een account dat e-mails vastlegt die zijn verzonden naar niet gekende e-mailadressen van het domein. Wanneer geconfigureerd, worden de e-mails die naar een e-mailadres met betrekking tot het domein worden verzonden, niet teruggestuurd. Zelfs de e-mailadressen naar 'niet-bestaande' of 'ongeldige' e-mailadressen van het domein worden afgeleverd bij het catch-all-account.

Stel dat iemand je een e-mail stuurt naar sales@mijndomein.be, omdat die e-mail geen gedefinieerde postbus is en er een catch-all bestaat, zal de catch-all mailbox de e-mail ontvangen.


Omdat je op sommige servers geen cath-all kan instellen, is er een andere manier om hetzelfde resultaat te bereiken, nl. door e-mailaliassen te gebruiken. Dit type instelling vereist meer effort, want wanneer u b.v.b een sales@uwdomein.be alias of een support@uwdomein.be alias heeft, moet u toegang krijgen tot uw e-mailserverbeheerpagina en een nieuwe alias maken die gericht is naar het postvak dat door Odoo wordt gebruikt.

 2. Odoo configureren

De eerste stap is om op Instellingen >> Algemene instellingen te klikken en vervolgens naar "aliasdomein" te zoeken:

 

Klik vervolgens op "Uitgaande e-mailservers", en vervolgens op aanmaken (Odoo gebruikt deze volgens de ingestelde prioriteit).

 

Om een postvak te wijzigen klikt u op de lijn waarna u “bewerken” kan klikken.

 

Stel vervolgens de "Incoming Email Servers" in en bewerk of maak één postvak (Odoo gebruikt alle mailboxen).

Odoo maakt verbinding met behulp van een planner en controleert standaard elke 5 minuten of er e-mails zijn (u kunt een ander interval instellen).

 

Vervolgens wordt ook aanbevolen om in de ontwikkelaar modus te klikken op Instellingen >> Technische >> systeemparameters en vervolgens zoekt naar "mail.catchall.alias". Je stelt daar de waarde in met de naam van het postvak dat je gebruikt voor catch-all, zodat antwoorden op de correcte plaats opgeslagen worden.


   

 

Je kan nu een e-mail sturen vanuit b.v.b de chatter en het antwoord ontvangen in het formulier waarin u het gesprek was gestart.


 3. Odoo-aliassen maken

E-mail alias is een standaardfunctie in Odoo waarmee de gebruiker inhoud rechtstreeks vanuit inkomende e-mails in ERP-records kan opslaan.

De functie is een soort automatisering. Omdat we de e-mails kunnen configureren om de inhoud rechtstreeks op te halen; vermindert het de menselijke inspanning en vereenvoudigt het het bedrijfsproces.

Enkele voorbeelden:

  • Een e-mail toevoegen aan een discussiegroep indien verzonden naar een specifieke alias die is toegewezen aan een discussiekanaal.

  • Leads maken wanneer iemand naar een specifieke alias mailde die aan een verkoopkanaal is toegewezen.

  • Projecttaken maken wanneer iemand een mail naar een specifieke alias stuurt die aan een project is toegewezen.

  • Helpdeskproblemen maken wanneer iemand een mail verstuurt naar een specifieke alias die is toegewezen aan een helpdeskteam.

  • Sollicitaties maken wanneer iemand een specifieke alias gebruikt die aan een sollicitatie is toegewezen.

  • ...

1.1. Een e-mail maken in een discussiekanaal


De e-mail wordt op het kanaal “algemeen” geplaatst.

1.2. Een lead maken bij het ontvangen van een e-mail

 

De lead toegewezen aan het team “Europa”.

1.3. Een taak maken bij het ontvangen van een e-mail

 

De taak wordt op het project "Office Design" geplaatst.

1.4. Een probleem maken in een helpdeskteam

 

Het incident wordt gecreerd in het team "Klantenservice" team en wordt handmatig, willekeurig of evenwichtig toegewezen tussen een set teamleden.

1.5. Ontvang e-mails van uw sollicitanten op een sollicitatie

 

Hiermee kunt u alle sollicitaties rechtstreeks in de specifieke vacature ontvangen. Via de kanban view is het selectieproces eenvoudig te beheren.


Email configuratie in Odoo
Eezee (BeOpen-IT), Gunther Clauwaert
13 augustus, 2021
Deel deze post
Archief