Odoo Analytische Boekhouding

Analyseer uw kosten en baten per afdeling, project, enz…

BeOpen, Gunther Clauwaert

Het analytisch boekhouden of tegenboeken is een extra-boekhoudkundige verfijning bij het registreren van kosten en/of opbrengsten. Het voegt informatie toe aan de boekingen in termen van kostenplaatsen en kostensoorten.

De analytische boekhouding kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt:

  • Analyse van bedrijfskosten

  • Werktijd doorfactureren aan een klant

  • Analyse van de prestaties van een dienst of een project

Om analytische boekhouding te beheren in Odoo, moet u deze eerst activeren in Configuratie ‣ Instellingen:

BeOpen analytische boekhouding

Om de analytische boekhouding duidelijk te verklaren illustreren we 3 scenario’s in 3 verschillende bedrijfsdomeinen.

  1. Industrieel bedrijf: Kostenanalyse

  2. Advocatenkantoor: Dossieranalyse

  3. IT / Services bedrijf: Prestatie analyse


Voorbeeld 1

Industrieel bedrijf - Kostenanalyse

In een industriële omgeving ziet men vaak analytische boekhouding plannen gestructureerd in afdelingen en producten, zoals die binnen het bedrijf zijn samengesteld (kostensoorten en kostenplaatsen).

Het doel is om de kosten, de omzet en de marges per afdeling / middelen en per product te kunnen onderzoeken. Het eerste niveau van de structuur omvat de verschillende afdelingen. De lagere niveaus vertegenwoordigen de productreeksen die het bedrijf maakt en verkoopt.

Voorbeeld van een Analytisch Rekeningstelsel voor een Industrieel productiebedrijf:

  • Marketing afdeling

  • Commerciële afdeling

  • Administratieve afdeling

  • Productie bereik 1

  • Productie bereik 2

Bij dagelijks gebruik is het handig om aan elke aankoopfactuur een analytische rekening te koppelen. Wanneer de factuur is goedgekeurd, zullen de kosten automatisch zowel op de algemene als de bijbehorende analytische rekeningen geboekt worden. Voor elke registratie op de algemene rekeningen is er tenminste één analytische boeking die de kosten toewijst aan de afdeling die de kosten heeft gemaakt.

Het bovenstaande voorbeeld kan dan via enkele algemene boekhoudkundige transacties, die toegewezen worden aan verschillende analytische rekeningen, als volgt worden uitgebreid:


De analytische voorstelling per afdeling stelt u in staat om de kosten per afdeling te onderzoeken. Deze rekeningen geven dan de verdeling van de kosten binnen de organisatie weer:

Per afdeling

Per Journaal

In dit voorbeeld van een hiërarchische structuur in Odoo, kunt u niet alleen de kosten van elk type product analyseren, maar ook de kosten van de volledige productie. Een rapport dat betrekking heeft op zowel algemene rekeningen als analytische accounts, geeft u een kostenverdeling binnen een bepaalde afdeling.

De bovenstaande voorbeelden zijn gebaseerd op een verdeling van de bedrijfskosten. Analytische toewijzingen kunnen net zo effectief zijn voor de verkoop. Hiermee kunt u de winstgevendheid (verkoopkosten) van de verschillende afdelingen opvolgen.

Deze analytische vertegenwoordiging per afdeling wordt doorgaans gebruikt door handelsbedrijven en industrieën. Een variatie hierop is om elke kost aan het overeenkomstige productassortiment toe te wijzen. Dit geeft u een analyse van de winstgevendheid per assortiment.

Het kiezen van de ene over de andere toewijzing hangt af van hoe u uw marketing organiseert. Is het een globale kost toegewezen op een algemene manier, of is elk assortiment verantwoordelijk voor haar eigen marketingkosten?


Voorbeeld 2

Advocatenkantoor -Personeelskosten

Advocatenkantoren kiezen doorgaans voor het beheer per dossier, waarbij elke zaak een klantenbestand vertegenwoordigt. Al de uitgaven en producten/prestaties worden dan gekoppeld aan een bepaald bestand / analytisch account.

Een voornaamste bezorgdheid van advocatenkantoren is de facturatie van gewerkte uren, en de winstgevendheid per dossier en per werknemer.

Het registreren van de gewerkte uren wordt gedetailleerd behandeld in het tijdsregistratie dossier; deze uren worden gekoppeld aan de analytische boekhouding. In het werknemersformulier bepaalt u de kosten van de werknemer. De afrekening per uur is een functie binnen de werknemerskost.

Een advocatenkantoor zal dus voornamelijk kiezen voor een analytische representatie die het beheer van tijd, dat werknemers werken aan de verschillende klantdossiers, weerspiegelt.

Facturering voor de verschillende dossiers is ietwat ongewoon. De dossiers komen niet overeen met een vermelding in het algemene account, noch komen ze uit aankoop- of verkoopfacturen. Zij zijn vertegenwoordigd door de verschillende analytische activiteiten en hebben geen exacte tegenhangers in de algemene rekeningen. Zij worden berekend op basis van de uurkost per werknemer.

Aan het einde van de maand, wanneer u salarissen en voordelen alle aard uitbetaalt, integreert u deze in de journalen, maar niet in de analytische accounts, omdat ze al in rekening zijn gebracht bij elk journaal. Een rapport dat betrekking heeft op gegevens uit de analytische en algemene accounts laat u toe de totalen te vergelijken. Alzo kan u de geschatte loonkost per werknemer bijsturen op basis van de werkelijke gepresteerde tijd en maandkost.

De volgende tabel toont een voorbeeld van verschillende analytische boekingen voor een analytische account:

De volgende tabel toont een voorbeeld van verschillende analytische boekingen voor een analytische account:


Een dergelijke structuur stelt u in staat om de winstgevendheid van de verschillende transacties en dossiers te onderzoeken. Meer informatie over winstgevendheid kan u vinden in het volgende document: How to track costs of human resources with timesheets?

Maar de analytische boekhouding is niet beperkt tot een eenvoudige analyse van de winstgevendheid van verschillende klanten/dossiers. Dezelfde gegevens kunnen worden gebruikt voor het automatisch berekenen van geleverde diensten aan het einde van de maand. Om klanten te factureren, koppelt u gewoon het analytische account aan een verkooporder en verkoopt u producten die tijdschema of onkosten gebonden zijn.


Voorbeeld 3

IT Diensten -Prestatie analyse

De meeste IT bedrijven ondervinden de volgende uitdagingen:

  • Project planning;

  • Facturatie, winstgevendheid en financiële opvolging van projecten;

  • Beheren van ondersteuningscontracten.

Om met deze context om te gaan gebruikt u een analytisch rekeningschema gestructureerd op project en op verkooporder.

Het beheer van diensten, onkosten en verkoop is vergelijkbaar met die hierboven voor advocaten. Facturatie en de winstgevendheidanalyse zijn ook vergelijkbaar.

Maar kijkt u nu naar ondersteuningscontracten. Deze contracten zijn gewoonlijk beperkt tot een vooraf besteld/betaald aantal uren. Elke interventie die geregistreed wordt in de analytische accounts zal deze in mindering brengen van de resterende uren van ondersteuning. Om supportcontracten te beheren, creëert u een product met de configuratie “factureren op bestelling”, en het verkooporder koppelt u aan een analytisch account.

In Odoo geeft elke analytische regel het aantal verkochte of gebruikte eenheden aan, evenals  het bedrag in valuta (EUR, USD, ...). Zo kunt u de verkochte en gepresteerde hoeveelheden op elke verkooporder vergelijken en nagaan of er nog ondersteuningsuren beschikbaar zijn.


Conclusie

De analytische boekhouding helpt u om kosten en opbrengsten te analyseren, ongeacht het gebruik kader. U kunt diensten verkopen of aanschaffen, gepresteerde tijd opsporen of de productie prestaties analyseren.

Analytische boekhouding is flexibel en makkelijk te gebruiken via alle Odoo applicaties (verkoop, aankoop, tijdschema, productie, factuur, ...).

Kies een naam en probeer Analytische Boekhouding

Doe mee en krijg zicht op u cijfers.


Leave a comment

You must be logged in to post a comment.